1. Objectif

La maîtrise des changements vise à intégrer dans la Gestion de projets les impondérables susceptibles d'échapper même à la planification la plus rigoureuse et ainsi permettre le contrôle et le respect des échéances et des budgets.

2. Incidences de projet

Par incidence de projet il faut entendre toute question, réclamation ou requête expressément formulée par tout participant au et à propos du projet  sur des problématiques diverses telles que :

• Apport/modification de nouvelles fonctionnalités;
• Défaut de conformité du produit; (un rapport doit être émis étayé des informations nécessaires à la démonstration/reproduction de l'erreur à des fins d'évaluation);
• Questions d'approfondissement;
• Problème de plan;
• Erreur de communication.

Toutes les incidences doivent être résolues avant le terme du projet ou être consignées dans les recommandations de suivi avec l'approbation du comité de pilotage de projet.

3. Requête de changement (Request for Change)

Une requête de changement consigne le détail des modifications proposées dans les caractéristiques d'un produit.

À chaque requête de changement correspond une analyse visant à déterminer avec précision le volume de travail ainsi que le coût associés afin d'évaluer l'impact sur le budget et la planification du plan de séquence.

Une requête de changement est soumise à l'approbation soit du chef de projet, soit du comité de pilotage, avant d'être mise en oeuvre et selon les critères suivants :

• Changement d'élément de configuration référencé / le travail peut être mené à bien sans dépassement des tolérances convenues par le plan en cours : l'autorisation est accordée par le chef de projet; (une requête peut toutefois être transmise au Comité de pilotage de projet pour décision).
• Compte-tenu de la multiplicité des changements au cours du cycle de vie d'un projet, mieux vaut réserver les sollicitations auprès du Comité de pilotage de projet pour les changements majeurs uniquement.
• Le Comité de pilotage doit être informé du nombre de changements sollicités et de l'impact cumulé sur la planification et les coûts.
• Changement requis sur un ou plusieurs produits déclarés achevés au Comité de pilotage : l'autorisation est accordée par le Comité de pilotage; (afin d'éviter les litiges et la perte de confiance inhérente).
• La mise en oeuvre de la requête de changement engendre le dépassement des tolérances de la séquence en cours : la décision d'agir appartient au Comité de pilotage de projet; (sur la base du rapport d'exception établi par le chef de projet).

Le comité de pilotage de projet peut décider :

• L'application du changement; (moyennant si nécessaire l'approbation préalable du plan d'exception);
• Le report du changement; (nouveau projet d'amélioration au terme du projet en cours);
• Le report de sa décision à une réunion ultérieure;
• L'apport d'informations supplémentaires;
• L'annulation de la requête.

La décision doit être consignée dans l'incidence de projet et dans le recueil des incidences.

4. Hors spécification (Off-Specification)

Une hors spécification concerne toute situation de non-respect par le produit de l'une quelconque de ses spécifications initiales.

Là encore, la décision d'agir appartient au chef de projet ou au Comité de pilotage à qui il incombe de résoudre le problème au respect des tolérances convenues.