1. Objectifs du processus

Garantir une gestion rentable des actifs et ressources informatiques nécessaires à la prestation de services informatiques.

2. Présentation du processus

2.1. Interfaces avec les autres processus

2.2. Processus de Gestion financière

3. Activités du processus

3.1. Activités

3.1.1 Budgétisation :

Processus de prévision et de contrôle des dépenses, il assure la concordance entre coûts réels et prévisionnels

• Prévision de financement nécessaire à la gestion des services pendant une période donnée
• Assurer que dépenses réelles et prévisionnelles concordent, à tous moments
• Réduit le risque d'emballement des dépenses
• Assure que les revenus sont disponibles pour les dépenses prévisionnelles
  
  

Avantage :

• Assurer l'équilibre fonds/dépenses
• Assurer le maintien des niveaux de service
• Suivre et alerter en cas de dépassement budgétaire
  

3.1.2 Comptabilité

Ensemble de processus qui permettent de rendre compte de l'utilisation de l'argent.

• Comptabiliser l'argent dépensé dans la fourniture de services
• Calculer le coût de la fourniture (interne et externe)
• Calcul de ROI
• Évaluer les coûts des changements
  
  

Avantage :

• 
  
• Définir service par service la rentabilité pour aide à la décision
• Quantifier pour justifier les dépenses IT
• Planifier et budgétiser efficacement
  

3.1.3 Facturation

Ensemble de processus requis pour facturer les services fournis aux clients.

• Récupérer les coûts auprès des clients
• Gérer le service informatique comme une BU
• Influencer le comportement des utilisateurs
• Déterminer la politique de facturation qui convient le mieux
  
  

Avantage :

• Récupérer les coûts (investis) dans les services de manière équitable
• Influencer le comportement des clients
  

4. Implémentation du processus

4.1. Planification (pré-mise en œuvre) – 3 – 6 mois

4.1.1. Le projet :

Création du comité de projet (IT, finance et clients)

4.1.2. Étude de faisabilité :

• Évaluation des bénéfices et coûts du projet
• Recommandation sur la politique de facturation
• Plans de projet
• Identification des ressource pour mettre en œuvre et faire fonctionner la compta et facturation
  

4.1.3. Plan de projet :

• Analyse des coûts et politique de facturation
• Conception et développement des systèmes (compta/facturation)
• Mise en œuvre
• Identification des objectifs Business de l'entreprise
• Déterminer si la facturation sera effective
• Établir les unités de coûts
  

4.1.4. Conception du modèle de coûts et processus associés :

• Connaître les plans Business pour aligner les futures dépenses IT
• Établir les coûts actuels et projeter les coûts futurs
• Valider par une balance complète. Budget = total des coûts client
  

4.1.5. Indicateurs de performance

• Précision des coûts de recouvrement
• Revenus perçus correspondant aux montants attendus
• Changement de comportement
  

4.1.6. Engagement :

• De la Direction
• Impact de la facturation sur les niveaux de service
• Nécessité en amont d'une gestion de service efficiente
  

4.1.7. Organisation

• Rôle de la Gestion intégré à l'IT

4.1.8. Outillage

4.1.9. Formation

4.2. Mise en œuvre- 6 mois ou plus

4.2.1. Documentation :

• Plan de communication des couts vers IT et Clients
• Méthode de collecte des données
• Structure de tarification et fonctionnement du système de facturation
• Surveillance des budgets par rapport aux factures
• Responsable du plan comptable, qui produit le TDB, les factures
• Date et lieu des audits
• Gestion des erreurs de facturation
• Quel contrôle des changements est appliqué
  

4.2.2. Préparatifs:

• Définir les centres de coût et unité de coût
• Établir un enregistrement des données
• Choix, mise en œuvre et test des outils
  

4.2.3. Sensibilisation :

• Sensibilisation interne  sur les coûts
• Présentation sur l'identification et sur le contrôle des coûts
• Maintient nécessaire de l'équilibre coûts / capacité
  

4.2.4. Essais du système

• Validation du système (ex: année 1 doit être un pilote)

4.2.5. Surveillance du système

4.2.6. Plan comptable et continuité de la facturation

• La facturation (surtout si adressée aux clients) doit être intégrée au PCA
  
  

4.3. Cycle de vie (post mise en œuvre)

4.3.1. Fonctionnement au quotidien et vérification

• Quotidien/hebdomadaire : collecte et vérification des coûts, sollicitation et consultation des CAB
• Mensuel : Reporting, vérification et analyse des coûts. Comparaison facturation et budget
• Tri ou semestriel : Vérification des provisions trimestrielle et des tarifs, planification des changements
• Annuel : Auditer le plan comptable, analyse de coût, revue et re-calcul des unités de couts, revue des politiques de facturation et méthodes de comptabilité des TI, définir les budgets, revoir le PCA et intégrer la facturation
  

4.3.2. Gestion des changements :

Elle doit inclure la gestion financière, le SLM, les financiers

4.3.3. Raison de modifier la comptabilité et facturation

• Changement d'organisation
• Erreurs détectées dans le système
• Variation de charge de travail
• Volumes demandés > au budget
  

4.3.4. Variations :

Élimination des écarts entre couts calculés  et budget

• De la charge de travail
• Des coûts et unités des coûts
• Des revenus
  

4.3.5. Problèmes de niveau de services :

Identification des dépassements financiers liés aux niveaux de services

4.3.6. Planification du quotidien

4.3.7. Tableau de bord

• Mensuels à destination du business incluant les dépenses en TI, les politiques de facturations et méthodes comptables, le réinvestissement des bénéfices, total des coûts décomposés par business, analyse du coût par ligne de service

4.3.8. Audits systèmes :

Efficacité et efficience du système y compris les résultats attendus

• Budgétisation : Budgets prévus pour tout, surveillé et revus
• Comptabilité : Somme, des coûts, égale à la fourniture de service, tous les coûts sont comptabilisés, tableau de bord publiés
• Facturation : Factures simples, précises, claires éditées à temps. Revenu récupéré à temps, liste des prix disponible
  
  

5. Divers.

5.1. Types de coûts

• Coûts administratifs liés à la mise en œuvre des processus
• Coûts des ressources informatiques
• Achats et maintenance d'outils (comptable)
• Coûts de transferts : coûts des services/biens vendus par une partie d'une organisation à une autre
• Coûts directs : clairement affectable à un seul client
• Coûts indirects : (frais généraux) doivent être ventilés par client (ex: bande passante mutualisée)
• Coût capital : augmente la valeur de l'entreprise mais sont amortis
• Coût opérationnel (charge d'exploitation): ex: frais de personnel, maintenance, électricité
• Coûts fixes : ex: coût de maintenance d'un logiciel
• Coûts variables : ex: couverture en dehors des heures ouvrées$Unité de coût : élément de base de justification du coût (ex: m² ou sec/CPU pour un mainframe)
• Calcul de marge : (P Vente – P Achat) / P Achat = %
•  ROI : Augmentation moyenne des bénéfices / Investissement
• ROCE : Bénéfice net avant impôt et intérêts / total de l'actif moins passif à court terme
• TCO : Coût total de possession (y compris l'amortissement). Ex: un PC coûte 2000 € auxquels il faut ajouter l'assistance, le recyclage, l'électricité, etc. Ce qui donne un coût annuel de 7000 €
  

5.2. Types d'organisation

• Centre de coût : uniquement les coûts de revient, mais sans facturation
• Centre de recouvrement : Totalité des coûts directs/indirects donnent le coût économique total de l'entreprise
• Centre de profit : Comptabilité séparée avec pour objectif de réaliser des bénéfices. Chaque service possède un prix
  

5.3. Bénéfices

• Amélioration de la confiance sur la tenue des budgets
• Informations de coûts précises pour décider des investissements futurs et/ou déterminer le TCO
• Rationalisation des ressources
• Professionnalisation des équipes IT
  

5.4. Écueils

• Manque de connaissance des systèmes comptable/facturation de l'IT
• Problème d'accès aux informations financières
• Absence de stratégie et de planification de capacité
• L'introduction des coûts dans l'IT peut bloquer certains projets (changements non justifiés)
• Coût trop important du système comptable/facturation